はじめての議長必見！効果的な総会進行テクニック

定例会や会議、プレゼンテーションでは質疑応答や発言内容についての詳細説明を求められるなどは、必ず行われますね。

質問した方が一人であっても、その回答はその場所にいる方全員に情報として伝えなくてはいけません。今回は、質疑応答を１対１のものではなく、参加者全員で共有するためのテクニックをご紹介します。

質問内容を確認する

例えば総会でマンション共有部分の清掃を行う話し合いをしていたと仮定しましょう。誰かが「日程的に問題ないんですか？」と質問した事に対し、「大丈夫です。」と答えてしまうと、これは質問者との１対１の会話となってしまい、うっかり聞き逃した方にとっては、関係のない情報となってしまいます。

このような場合は、「日程についてのご質問ですね？」と質問内容を繰り返し、参加者全員に視線を送りましょう。この動作によって、聞き逃している方がいないか？質問内容を理解しているか？を確認する事ができ、自分自身も適切な質問の回答を発言する時間的余裕ができます。

回答は簡潔に

質問や詳細説明を求められないように、丁寧に話そうとするあまり、かえって話が長くなり、ポイントがぼやけてしまう場合があります。

会議などは終了時間も決められている場合も多く、出来るだけ多くの方に内容を理解してもらう為には、質問への回答を的確に答える必要があります。

多くの質問を頂き、簡潔に回答することを繰り返す事により、分かりにくい部分が確実にクリアになっていきます。

多くの質問を頂く為にも限られた時間を有効に使えるように、質問に対する回答は無駄な情報を付け加えずに必要最小限にとどめるようにしましょう。

また、回答した後は、「以上です」や「これで回答とさせていただきます」などのように、話が終わった事を聞き手に伝えるようにしましょう。複雑な話の場合は、特にまだ引き続いて話し合うのか？などが分かりにくい場合があります。

複雑な質疑応答の場合は、「他の案件もございますので、本日はここまでとして次に移らせて頂いてもよろしいでしょうか？」など聞き手に確認するのも有効です。こうする事により議事をスムーズに進行する事ができます。

回答が出来ない場合

質疑の中にはその場ですぐに回答できない問題も発生すると思います。案件によりますが、「○日までに調べて回答させていただきます」などの様に期限を設けて持ち帰らせて頂いて後日回答する方法や、同じ会を今後開く予定がない１回限りのプレゼンテーションや会合などの場合は、「今後の課題として善処するようにいたします」など、質問者に敬意を表してクローズするのも方法です。

複雑な質疑の場合、「私も考えてまいりますが、皆様の中でご意見をお持ちの方はいらっしゃいますか？」などのように参加者に聞いてみるのも方法です。しかし、あまり多用すると「自分で何も考えない人」と思われてしまいますので、場面に応じて使うようにしましょう。

論点がずれた質問には

案件によっては賛成派と反対派で意見が対立したりすることにより、論点からずれた質問や発言をする方や、質疑応答内容とは関係のない話をする方もいらっしゃるかと思います。

このような場合は「今は議題についての質問のみとさせていただいております」「今回は、そのお話についての議論ではございませんのでご意見として伺っておきます。」などのように、ずれた質問や発言については受け付けない姿勢を見せることが重要です。

会議を成功させる為には、時間を有効活用し、無駄な議論を排除する意識を持つ事が重要です。その為には議長、進行役となった方は会議を成功へ導くキーパーソンとなります。

ライター：マンションナビ美
不動産系会社勤務を経てフリーで活躍。自身も分譲マンションのオーナーとして、大規模修繕や、理事会役員を経験する。実体験からマンション業界を分かりやすく解説する。